Fakturowanie jeszcze prostsze?

Z prowadzeniem niemal każdej Działalności Gospodarczej ściśle związane jest wystawianie Faktur Vat. Zwłaszcza w naszej branży i pokrewnych.

Jeśli masz dużą firmę, to prawie na pewno masz zakupiony system księgowy, bo ręczne wystawianie kilku faktur dziennie mija się z celem. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność możesz skorzystać z jakiegoś małego (najlepiej darmowego) programiku. Jest tego trochę, ale jakoś żaden mi nie podszedł. O systemach księgowych on-line proponuję zapomnieć. Niby zapewniają 100% bezpieczeństwo danych, ale sami wiecie, jak to jest z internetem. A co gdy nagle padnie sieć? Uważam, że takie rzeczy powinno się robić na swoim komputerze.

Tutaj najlepszym wyjściem jest klepanie FV w Wordzie lub (lepiej) Excelu. A jeszcze lepiej w ich darmowych odpowiednikach pakietu Open Office. Na sieci można znaleźć trochę ciekawych szablonów, jest nawet Czarodziej Faktur autorstwa niejakiego Belstara. To już potężny program, chociaż uruchamiany w Calcu. Dla mnie za duży i zbyt uniwersalny. Nie lubię uniwersalnych rzeczy, wolę skrojone na miarę programy. Pooglądałem, poduczyłem się i skleiłem własny, niezbyt skomplikowany szablon. Jako że w mojej branży jedynym vatem jest 22%, olałem obsługę pozostałych wartości. Im mniej tym lepiej.

FV - template

Na początku musimy wypełnić kilka podstawowych danych:

1. Kasujemy pole Logo i wklejamy tam swój znak graficzny.
2. W ramce Sprzedawca wypełniamy odpowiednie dane.
3. Ramkę Nabywca zostawiamy w spokoju, ale w drugim arkuszu o nazwie Klient wpisujemy odpowiednie dane klientów.
4. Zapisujemy sobie szablon na przyszłość.

Pora na wystawienie faktury

Obok strony drukowanej znajduje się niewielka rameczka. Pola jasnofioletowe wypełniamy ręcznie, pola szare są listami wyboru. Do dzieła więc:

1. Podajemy nr FV. Zrobiłem sobie taki myk, żeby była to zawsze liczba 4-cyfrowa. Brakujące cyfry automatycznie uzupełniane są zerami. Sposób numeracji faktur jest w zasadzie dowolny, byle by był konsekwentnie stosowany. U mnie jest to NR_FV / MIESIĄC / ROK. Bieżący miesiąc i rok dodawane są automatycznie. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby każdy napisał sobie własną formułę.
2. Podajemy datę sprzedaży. W zasadzie mogłaby to być automatycznie wpisywana bieżąca data, ale często bywa, że FV piszemy innego dnia. Tutaj ta data wpisywana jest do pól data wystawienia i data sprzedaży. To też można sobie spersonalizować, chociaż najczęściej jest to właśnie ta sama data.
3. Wybieramy klienta z rozwijanej listy. Jeśli jakiegoś brakuje, to w drugim arkuszu należy go uzupełnić.
4. Wybieramy jeszcze rodzaj faktury, formę płatności i datę płatności.
5. Teraz trzeba wypełnić tabelkę z usługami/produktami. W przypadku usług jest to zazwyczaj tylko jeden wiersz. Jednak gdyby się okazało, że potrzeba ich więcej, należy rozwinąć wiersz 22 (przeciągając go nieco w dół) i po podświetleniu go dodać odpowiednią ilość wierszy. Po co w ogóle ten wiersz? Ano żeby poprawnie się sumowały do pola RAZEM. Open Office dodaje nowy wiersz zawsze NAD aktualnym. Gdybym stanął w wierszu podsumowania i dodał wiersz, to suma nie wzięłaby go pod uwagę. Gdybym dodał wiersz stojąc w pierwszym, dodałby mi się nagłówek. A tak wszystko działa :)
6. Uzupełniamy pola: Lp., nazwa, j.m. (zazwyczaj są to sztuki), ilość jednostkową i cenę netto. Reszta pól uzupełni się sama.

I w zasadzie tyle. Można drukować.

W szablonie użyłem funkcji SŁOWNIE autorstwa Jarosława Ulczoka, której działanie jest chyba oczywiste dla wszystkich.

FV - template

Podobne wpisy: